관리되는 회의(Managed meeting)

회사에 들어와서 이해가 안 되었던 문화 중에 하나가 있습니다. 가끔 관리자의 주재로 사전 공지 없이 회의를 열곤 합니다. 이런 회의는 오전 전체를 잡아먹거나 오후 전체를 잡아먹습니다. 또한, 내용도 사전에 공지가 되지 않아서 대부분의 사람들이 듣고 생각을 따라잡기에 바쁩니다. 그리고 얕은 생각을 하나 둘 정도 생각을 내던지는 데에 대부분의 시간이 걸리고, 회의는 그렇게 시간을 질질 끌다가 끝이 납니다. 저는 이러한 회의를 '관리되지 않는 회의(Unmanaged meeting)'라고 부릅니다.


관리되지 않는 회의는 곧 관리자의 무능을 뜻합니다. 관리자는 문제에 부딪히고서야 대책 회의를 엽니다. 마음만 급한지라, 팀원을 모아놓고 두서도 없이 횡설수설합니다. 2시간 안에 과연 팀원 중 몇 사람이나 이해하고 대책을 세울까요? 결국 회의는 실패로 끝나고, 관리자는 팀원들의 무능함을 탓합니다. 반면, 팀원들은 무능하고 변덕스러운 관리자에게 심한 불신을 느낍니다. 관리되지 않는 회의는 관리자가 팀원들을 자신의 무능함의 제물로 바치는 의식입니다.

관리되지 않는 회의는 팀원들에게 방해가 됩니다. 개발자는 일의 중간에 작은 방해를 받아도 작업 효율이 급격히 떨어집니다. 이러한 회의는 자칫하면 하루 분량의 작업을 날려버릴 수도 있습니다. 여러 사람이라면 그 몇 배가 되겠지요. 이런 식으로 빼앗긴 시간들은 보통 잘 보상이 되지 않습니다. 이 때문에 일정이 지연되면 관리자는 자신이 한 일은 잊어버리고 팀원들을 탓하기 마련이죠. 팀원들은 이렇게 모욕을 받고 시간을 빼앗기며 책임을 전가받으면 관리자에 대한 신뢰를 빠르게 잃습니다.


그래서 저는 회의 방식을 바꾸기로 마음 먹었습니다. 자칭 '관리되는 회의(Managed meeting)' 방식입니다. 기본적으로 모든 회의는 주간 일정에 들어갑니다. 되도록 회의들은 하루에, 오전에 몰아넣습니다. 다른 날의 작업 흐름을 최대한 보호하기 위해서입니다. 늦어도 회의 시작 2시간 전에는 관련 유인물을 배부하고, 그에 대한 피드백을 받습니다. 그리고 주재자가 그 피드백을 정리합니다. 불필요한 내용은 삭제하고, 반복되는 내용은 하나로 만들며, 우선 순위를 매깁니다. 대립하거나 연계되는 구조들도 찾아내어 재구성 합니다.

시간이 되면 회의를 시작합니다. 우선 정리된 내용을 발표하고, 각자의 의견이 잘 반영되었는지를 묻습니다. 그 다음에 정리된 내용에서 대립되는 의견들을 모을 수 있는 방향을 찾거나, 새로운 생각들을 추가로 받습니다. 대부분의 경우, 추가로 정리할 것 없이 10분~20분 안에 정리가 되어 신속하게 의사결정을 할 수 있었습니다.

물론 이러한 회의 방식이 모든 상황에 적용되는 것은 아닙니다만, 많은 불필요한 회의를 줄이는 데에는 괜찮은 효과를 거두고 있습니다.